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Cómo Verificar El Inventario | 15 Recomendaciones Que Te Guiaran

Administrar el inventario es una tarea importante en muchas organizaciones. Un inventario incluye la cantidad total de bienes y materiales en existencia y su recuento. Muchas empresas hacen un inventario regular para asegurarse de que no se agoten los artículos populares, mientras que otros acuerdan la cantidad total de artículos pedidos con los que realmente están disponibles. Si esto da como resultado un excedente o una falla, se le alertará sobre un problema, como documentación incorrecta del inventario o posible robo, para que aprendas más sobre cómo verificar el inventario sigue leyendo.

conocer el inventario

Técnicas para verificar el inventario

1.- Conozca las cuatro categorías de inventario. Su inventario es todo lo que usa para administrar su negocio y proporcionar sus servicios o hacer sus productos. El inventario se puede dividir en cuatro categorías, el tipo de inventario determina la cantidad que debe mantener en existencia.

  • Las materias primas y los ingredientes son cosas que utilizas para hacer productos.
  • Los productos semielaborados son su stock actualmente en producción. Estos productos aún no están terminados.
  • Los productos terminados son sus productos terminados que están listos para la venta.
  • Los consumibles son materiales que usted usa para operar su negocio, como suministros de oficina o combustible.

2.- Comprenda las ventajas y desventajas de mantener el inventario. Puede mantener pequeñas cantidades en existencia y entregar las cosas según sea necesario, alternativamente, puede tener un inventario grande y almacenar lo que no necesita actualmente. Cada método tiene ventajas y desventajas a la hora de verificar el inventario.

  • Mantener poco o nada de inventario le ahorrará dinero en costos de almacenamiento y le permitirá usar siempre las partes más actualizadas. Pero necesita proveedores confiables y corre el riesgo de perder material en medio de la producción, esto también significa que sus costos se basan en los precios más actualizados, ya que cada compra se realiza al precio actual y el inventario comprado se agota rápidamente.
  • Mantener un inventario grande significa que puede ahorrar dinero al comprar materiales a granel y nunca tendrá que preocuparse por quedarse sin material. Sin embargo, es posible que tenga que pagar por el almacenamiento y la durabilidad de las cosas puede caducar o quedar obsoleta antes de poder usarlas, además, puede esperar un riesgo de precio si las compras disminuyen de precio, mientras que el costo de su inventario aumenta (a la inversa, también puede obtener un beneficio).

3.- Comprenda los costos, si mantiene existencias. La determinación del inventario óptimo incluye equilibrar los diversos costos relacionados con el almacenamiento y la compra de materiales, los costos de almacenamiento incluyen el costo de la compra, el transporte y los déficits, debe tener esto presente a la hora de verificar el inventario correctamente.

  • Los costos de pedido incluyen los costos de transporte, los costos de personal para recibir, almacenar y controlar la calidad de los materiales, así como para los trabajadores de oficina que planifican la demanda, realizan pedidos y gestionan el proceso de pedido.
  • Los costos de transporte incluyen el costo de almacenamiento agotado, seguros, impuestos, costos de capital y costos de manejo de personal.
  • Los costos de escasez se refieren a la interrupción de la producción si se queda sin material.

4.- Vea cómo el tipo de almacenamiento afecta la cantidad que necesita almacenar. La altura de almacenamiento puede variar según el tipo de cosas almacenadas, considere la confiabilidad de sus proveedores para cada categoría; el precio es también un criterio; el costo de algunos materiales varía y puede obtener descuentos por la compra de ciertos materiales en grandes cantidades y eso no debe pasarlo por alto al momento de verificar el inventiario.

  • Para las materias primas, la programación y la confiabilidad de sus proveedores determina la cantidad que tiene en existencia. Es una buena idea tener fuentes de materiales alternativas si hay un problema con su proveedor. Incluso si el precio de los materiales fluctúa, aún puede tener tiempo para aprovechar los mejores precios.
  • Mantener existencias de productos semielaborados puede ser útil si hay un problema con el suministro de materias primas que interrumpen la producción.
  • Mantenga solo productos terminados en existencia si está haciendo cosas en lotes o en medio de hacer un pedido grande.
  • La cantidad de inventario para consumibles depende de cómo los use, los descuentos por volumen y la confiabilidad de sus proveedores.

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el inventario

5.- Establecer un mínimo. Esta es la cantidad bajo la cual el inventario no debería caer, el tiempo de entrega afecta esta cantidad, es decir, cuánto tiempo se tarda en reemplazar el stock usado. Además, la tasa de consumo determina el mínimo, sepa qué tan rápido usa sus materiales y cuánto usa durante el tiempo de entrega para que pueda verificar el inventario de buena forma.

  • El tiempo de entrega es el tiempo que lleva reabastecer su inventario. Es la cantidad de días entre hacer un pedido y recibirlo.
  • La tasa de consumo se refiere a la cantidad de cosas de un producto en particular que consume en un tiempo determinado.
  • Por ejemplo, supongamos que tiene una oficina y necesita determinar el número mínimo de paquetes de papel de la impresora que debe almacenar.
  • Usted sabe que su proveedor puede entregarle un pedido en papel dentro de los cinco días hábiles. Este es tu tiempo de entrega.
  • Además, sabes que la oficina consume un promedio de tres paquetes de papel al día. Esta es su tasa de consumo.
  • Como sabe que el tiempo de entrega es de cinco días, nunca puede dejar caer su stock de papel a menos de cinco días de consumo de papel. Si su oficina usa tres paquetes por día, entonces la necesidad de cinco días es de 15 paquetes.
  • El stock mínimo es de 15 paquetes de papel.

6.- Determine el stock al que se ejecuta un nuevo pedido. Por lo general, se encuentra entre el máximo y el mínimo, cuando el inventario alcanza este nivel, alguien del personal debe iniciar una solicitud de compra, esto inicia el proceso de reconstrucción del inventario con materiales nuevos.

  • En el ejemplo anterior, puede que no sea la mejor manera de mantener su stock de papel al mínimo antes de realizar un pedido. Hay muchas cosas que podrían retrasar la entrega y luego no tendría papel en la oficina.
  • Para determinar una cantidad que activará un nuevo pedido, consideraría la confiabilidad de su proveedor. Por ejemplo, supongamos que sabe que, en algunos casos, en los meses de invierno, el mal tiempo ha retrasado su entrega durante unos días.
  • Con base en el pasado con este proveedor, usted decide realizar un nuevo pedido si su stock de papel no alcanza los diez días de uso del papel, es decir, 30 paquetes.
  • El umbral de reordenamiento para el papel sería de 30 paquetes.

7.- Establecer un máximo. Esa es la cantidad de materiales en stock que no debe exceder, este número está influenciado por muchos factores, por ejemplo, debe considerar el espacio disponible y los costos de almacenamiento, además, dependiendo del tipo de almacén, puede ser que los requisitos legales limiten la cantidad;  la demanda estacional puede afectar la cantidad que necesita almacenar, después de todo, dependiendo de su industria, los cambios en la moda o la demanda pueden afectar su máximo de ciertos materiales, es por ello, que debe estar atento a todos los detalles al momento de verificar el inventario.

  • Algunas empresas usan el umbral de reordenamiento de una fórmula para calcular el máximo. Esta fórmula es: Máximo = Umbral para la renovación de la cita – Tasa de consumo * Tiempo de entrega + Cantidad óptima de la orden.
  • La cantidad de orden óptima es un cálculo utilizado para determinar una cantidad fija cuando se ordenan nuevos materiales. Será presentado más adelante en este artículo; en este ejemplo, supongamos que la cantidad de orden óptima es de 30 paquetes de papel.
  • Con la información anterior, el máximo podría ser calculado de la siguiente forma: 30-3*5+30= 27*35=945
  • El máximo para el papel sería 945 paquetes.

8.- Comprenda el propósito del control de inventario. Estos incluyen los métodos con los que mantiene el inventario óptimo, puede usar cualquier combinación de métodos que tenga sentido para su negocio. El primer paso para controlar y verificar el inventario es priorizar el inventario para determinar las cosas más importantes que administrar.

9.- Priorice el inventario con el método ABC. Con este método, el inventario se clasifica en tres categorías, esto también se llama “control de inventario por valor”; el objetivo es priorizar la gestión de estos materiales. Este método ayuda a las empresas a reducir los costos de almacenamiento y preservar los costosos materiales. [

  • El grupo A consiste en cosas costosas. Estos generalmente representan del 10 al 20% del inventario total, pero el 50% del valor del inventario. Usted gastaría la mayor parte de sus esfuerzos en controlar esas cosas.
  • El Grupo B representa del 20 al 30% del inventario total y aproximadamente el 30% del valor de su inventario. Estas cosas requieren medidas moderadas de control de inventario.
  • El grupo C representa del 70 al 80% del inventario total, pero solo alrededor del 20% del valor. Esta categoría se puede controlar con procedimientos de rutina.

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10.- Mantenga el inventario funcionando en un sistema continuo. Un sistema en curso significa que usted ordena una cantidad fija para cada pedido, usted solicita este monto fijo cada vez que el inventario alcanza un nivel predefinido. Aplicaría este método a las cosas que ha clasificado como categoría “A”, estas son las cosas costosas que desea seguir cuidadosamente, no quiere gastar mucho dinero en costos de transporte, pero no quiere quedarse sin estas cosas, así que sigue monitoreando cuánto tiene de ellas.

11.- Calcule la cantidad de orden óptima para determinar la cantidad de orden fija. Esta fórmula matemática calcula el inventario óptimo, es un método continuo de control de inventario, con él determina la cantidad de orden fija, que debe solicitar con cada pedido de estos bienes. Los usarías para tu categoría “A”.

12.- Mantenga el nivel de existencias con un sistema periódico. Esto significa que puede volver a pedir cosas después de un período de tiempo fijo, un pedido con una cantidad variable se coloca después de un tiempo fijo. Por ejemplo, una vez al mes, realiza un pedido de un artículo específico y la cantidad varía según el uso del artículo el mes pasado. Este método funciona bien para las cosas de las categorías “B” y “C”, no tiene que ser tan estricto para controlar lo que tiene en existencia, y puede correr el riesgo de hacer un pedido más grande al pedir grandes cantidades, además, le permitirá verificar el inventario de la mejor manera.

13.- Realice un inventario regular. Como parte de su contabilidad, necesita hacer un inventario cada año para determinar el valor de su inventario, esto significa que está creando una lista de sus inventarios, en la que documenta el lugar de las cosas y su valor. Herramientas como códigos de barras o etiquetas RFID te ayudan a controlar tu inventario, puede hacerlo manualmente contando el inventario de personas o electrónicamente con el software de control de stock.

14.- Aplica un método manual. Los sistemas manuales funcionan mejor para las pequeñas empresas con pocas cosas en stock, puedes elegir entre dos métodos, el primero es un control de inventario con dos contenedores. El segundo crea un índice descriptivo y usa tarjetas de control de inventario.

  • Para el sistema de dos contenedores, determine un ciclo de compra para las cosas y la cantidad que compra en cada ciclo. Por ejemplo, las oficinas pueden comprar suministros de oficina semanal o mensualmente. Compre suficiente material inicialmente suficiente para dos ciclos de compra, divida las cosas en dos paquetes, cuando se agota el primer paquete, es hora de reordenar el artículo en una cantidad suficiente para un ciclo. Los materiales del segundo paquete se consumen mientras se reordenan los materiales, este paso es importante para verificar el inventario.
  • Cree un índice para el segundo sistema que enumera todas las cosas en stock y mapas para cada material. Escriba una descripción del material en cada tarjeta, cuando se compra o se reordena un material, alguien anotará la cantidad recibida, el precio unitario y otra información, como la descripción del pedido, el número de catálogo o el número de serie, lo cual es necesario para verificar el inventario.

15.- Usa un software de computadora. El software de control de inventario documenta los niveles de inventario y las compras, entregas y ventas de artículos en stock, las fábricas también pueden usarlas para documentos relacionados con la producción y para verificar el inventario, como órdenes de trabajo y facturas de materiales. Puede realizar un análisis de la cantidad de orden óptima de su inventario, para que siempre tenga la cantidad óptima en stock, y créanos, no hay mejor manera de verificar el inventario que esta.

  • Los beneficios del uso de software incluyen menores costos de transporte y pedidos, mayor eficiencia en la administración de inventario, mejor organización y seguridad, e información sobre las tendencias en el uso de materiales.
  • Las desventajas son que el software puede ser costoso y complejo de usar.