3 Metodologías Para Organizar Su Tiempo Sabiamente

Todos hemos escuchado las quejas de que el día no tiene suficientes horas para hacer todo lo que se necesita hacer. Algunas habilidades básicas de organización y administración del tiempo pueden ayudarlo a maximizar el tiempo que tiene. Aprenda a organizar su tiempo sabiamente para hacer más cosas en el tiempo que tenga.

1.- Determina cómo pasa tu día para organizar su tiempo sabiamente

Controle sus actividades diarias. Escriba exactamente lo que hace todos los días y cuánto tiempo pasa con él.

• Recuerde también registrar actividades banales, como preparar el desayuno, limpiar, ducharse, etc.

-Escriba todas sus actividades en un cuaderno. Si sabe lo que hace todos los días durante cuánto tiempo, anótelo en un cuaderno; si anotas toda la información en un solo lugar y la ves en una página, es posible que notes patrones o áreas en las que pierdes tu tiempo. 

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• Sea detallado y preciso sobre las entradas en su bloc de notas. No resuma los diferentes eventos, no pase por alto tareas pequeñas, y tenga cuidado de mantener un registro de los tiempos exactos al evaluar cómo se divide su día.
• Puede ayudar a categorizar ciertas actividades. Por ejemplo, escriba tareas azules, actividades de trabajo en rojo y actividades de ocio en negro. Para que pueda visualizar mejor cómo gasta su tiempo.

-Valores de cómo pasas tu tiempo. ¿Pasas soñando despierto durante una hora al día? Dos horas te preguntas dónde comer? ¿Estás navegando en internet durante ocho horas? Busque patrones de cómo pasa su tiempo y determine qué es necesario y qué no, solo así podrá organizar su tiempo sabiamente.

• ¿Estás perdiendo el tiempo porque no tienes autocontrol? ¿Empujas las cosas con demasiada frecuencia frente a ti? ¿Tomas demasiada responsabilidad? Debe hacer estas preguntas mientras evalúa cómo pasa su tiempo.
• Puede notar que divide las actividades durante el día de una manera que no tiene sentido. Por ejemplo, no es aconsejable trabajar media hora, luego gastar diez minutos en cosas triviales, solo para trabajar media hora nuevamente. Está más enfocado y es más productivo si solo trabaja durante una hora y luego se ocupa de trivialidades.
• Lo mejor es manejar sus tareas configurando bloques. Dedicas un tiempo predeterminado sin distracciones a una sola tarea.

-Considera los ajustes. Ahora que sabe exactamente cómo dedicar su tiempo, puede ajustar activamente su horario, en cualquier caso, determine las áreas que no se deben reducir debido a restricciones de tiempo. El hecho de que lleve mucho tiempo no significa que sea una pérdida de tiempo.

-Si envía correos electrónicos relacionados con su trabajo tres horas al día, es probable que no pueda reducir el tiempo que pasa. Sin embargo, si también envía cuatro o cinco correos electrónicos privados a lo largo del tiempo, puede reducir el tiempo que pasa en correos electrónicos.

-Cambia tus hábitos y normas. Cualquiera que sea su problema de gestión del tiempo, hay una solución, si sabe dónde perder el tiempo o cómo dedicar su tiempo, puede cambiar sus hábitos en la gestión del tiempo.

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• Si pasa demasiado tiempo limpiando su casa o preparando su comida, busque ayuda en forma de un limpiador o un cocinero. Para algunas personas, su tiempo vale más que su dinero.
• Puede pasar la mayor parte de su día navegando por Internet sin rumbo fijo. Puede limitar su acceso a ciertos sitios web o redes sociales si se supone que debe estar trabajando en otra cosa.

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2.- Evita las distracciones

Identifica las distracciones en tu vida. Las distracciones permanentes son el mayor peligro cuando se trata de hacer un buen uso de su tiempo, debe averiguar qué actividades o personas están perdiendo su tiempo; ya sea que sea un amigo que no deja de hablar, o un vicio que lo distrae del trabajo, puede encontrar formas de evitar esos desperdicios de tiempo y lograr organizar su tiempo sabiamente.

• Si pasas mucho tiempo haciendo algo que no te da los resultados deseados, probablemente sea solo una distracción que debes evitar.
• Si trabajas en una oficina, muchos de tus colegas probablemente sean distracciones. Evite hablar en voz baja o hablar sin sentido cuando trabaje, tenga en cuenta que el comportamiento de su oficina es tan importante para su carrera como su gestión del tiempo, por lo que no debe ser grosero.

- Evite largas llamadas telefónicas. Si nota que pasa mucho tiempo hablando por teléfono, debe ajustar los hábitos de su teléfono, a menudo puede lograr más en reuniones directas que por teléfono, así que deje las llamadas telefónicas largas.

• Especialmente al principio y al final de una llamada telefónica, a menudo se usan frases superfluas. Las personas tienden a perder el enfoque y la digresión cuando están hablando por teléfono, cuando te encuentras en persona, te sientes más obligado a aferrarte a los problemas de trabajo. La razón es que uno no está rodeado de distracciones en reuniones personales.

-No se extralimite con el uso de Internet. Muchas personas usan Internet como una herramienta importante para hacer su trabajo, pero al igual que muchas personas navegan hasta artículos inútiles, reportes deportivos e imágenes de estrellas, gatitos o cachorros. Mantente enfocado cuando estés en internet para organizar su tiempo sabiamente; existen programas que bloquean ciertas aplicaciones, sitios web y dominios para que no se distraiga tanto con Internet.

• Evite Facebook, Twitter y otras redes sociales cuando se supone que debe centrarse en otra cosa.
• Buscar varios temas en Google también es un ladrón de tiempo peligroso. Puede pensar que solo está buscando un bocadillo rápido, pero antes de darse cuenta, pasó tres horas en las profundidades de internet.

-Use un signo de No molestar. Ciertamente sabes el letrero que cuelgas en el hotel en la puerta, tal signo también puede ser útil en la oficina o en su lugar de trabajo. Puede llevar consigo un letrero en su próxima visita al hotel o imprimir uno y esperar en la puerta si es necesario en el trabajo. Para que pueda evitar la pequeña charla que lo distrae de su trabajo.

• Si trabajas desde casa, es importante que tengas un trabajo permanente para ti. No trabaje en las áreas comunes de su hogar, ya que la televisión, el teléfono o las consolas de juegos pueden distraerlo fácilmente en el trabajo.

-Tómese el tiempo para las distracciones inevitables. Hay distracciones que simplemente no puedes evitar. A veces es tu jefe quien quiere que te tomes el tiempo para hablar; a veces es un miembro de la familia mayor, que siempre necesita ayuda con tareas simples. Cualesquiera que sean estas distracciones inevitables, si las planifica con anticipación, no le quitarán ningún tiempo importante para otros proyectos y tareas que debe hacer.

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3.- Use su tiempo de manera eficiente

Escriba todo. No confíes en tu memoria para hacer cosas importantes, escriba todo lo que necesita hacer en un lugar y continúe agregando esa lista para ayudarlo a lograr todos sus objetivos y pueda organizar su tiempo sabiamente.

• Incluso si una tarea no parece tan importante o banal, escríbala. Su planificador diario debe estar lleno de entradas cortas como "llamar a Steve", "buscar ganancias" o "enviar un correo electrónico al jefe".
• Siempre debe tener un cuaderno con usted y anotar las tareas cuando se presenten. Puede pensar que está pensando en escribirlos más tarde, pero no lo hará.

-Usa un calendario Si también utiliza un calendario o planificador como herramienta de organización, esto le ayudará a utilizar su tiempo de manera más eficiente. Anote cualquier nueva fecha límite, tarea o reunión que viene con su planificación. Tómese el tiempo todas las mañanas para revisar sus tareas del día, para saber qué pasa. 

-Evita comprometerte demasiado. Organice su calendario evitando sobrecargarse o tener demasiados proyectos y eventos a la vez, antes de aceptar, siempre debe consultar su calendario para asegurarse de tener el tiempo. Así es como organizas tu tiempo y mantienes tu horario normal.

-Eliminar distracciones. Organice su tiempo productivamente eliminando cosas que podrían ser distracciones o haciendo que se caiga de su plan y su horario, las consolas de TV y juegos no deben estar en el área donde estás aprendiendo. Elimine las facturas para que primero se concentre en las cosas que deben hacerse y guarde las cosas divertidas para más adelante.

-Establece prioridades en tus tareas. Organice su tiempo sabiamente abordando primero las tareas más importantes o críticas, marque estos en su calendario en un color especial o con una pegatina pequeña. Pon estas tareas importantes primero para que tengas tiempo suficiente para completarlas; luego trabaje en las tareas menos críticas.

• Prepárese para posponer las prioridades de vez en cuando. Algunas cosas aparecen en el último momento y necesitan su atención de inmediato, de vez en cuando tiene que interrumpir su trabajo actual y dedicar su energía y tiempo a esta tarea de último momento. Solo asegúrate de que eso no ocurra con demasiada frecuencia para que pueda organizar su tiempo sabiamente.
• Si nota que constantemente reorganiza sus prioridades a lo largo del día, algo está mal. Pequeños ajustes al calendario son de esperar, pero si tiene que hacer cambios todo el tiempo, significa que ha establecido sus prioridades desde el principio.

-Se realista. Date una cantidad de tiempo realista para completar cada tarea, si crees que algo tarda entre media hora y una hora en terminar, date media hora. La estimación realista de cuánto tiempo le llevará una tarea evitará que sea demasiado para usted o no podrá seguirle el ritmo.

• Siempre es mejor ir a lo seguro y darle más tiempo del que necesita. Si termina su tarea antes, puede pasar a la siguiente, lo que no debería afectar su productividad.

-También planifique las tareas básicas. Recuerda establecer horarios para cosa básica como comido y ducha en tu calendario, pueden parecer evidentes, pero es importante que les dé tiempo además de sus otras tareas programadas, para que no los extrañe o estropee su horario.

-Use un sistema de recordatorio. Además de su calendario, use recordatorios simples para recordarle tareas importantes y fechas límite, use mensajes post-it o de texto y de voz en su teléfono para recordarle que debe hacer algo importante o programar una cita. Este sistema de respaldo le ayuda a recordar nada. 

• No confíes en que otras personas te recuerden. Puedes tan fácilmente olvidar eso como tú.
• Si algo es muy importante, debe configurar varios recordatorios. Es posible que se pierda una sola alerta post-it o celular.

-Pide ayuda. Pídale ayuda a alguien más y delegue tareas más pequeñas si es necesario, es bueno para su horario si anula su orgullo y le pide a alguien que lo ayude con tareas más pequeñas o prepare la cena cuando tenga un día duro de trabajo, de esta forma podrá organizar su tiempo sabiamente.

• Asegúrate de transferir la responsabilidad a las personas adecuadas. No es suficiente que esta persona haga el trabajo. Ella debería hacerlo bien.
• No convierta en un hábito transferir sus tareas a otros. Eso no solo atestigua las buenas habilidades de gestión del tiempo; te ves vago y desmotivado.

-Analiza tu productividad. De vez en cuando, es importante mantener la distancia y analizar lo que ha logrado, lo bueno que ha sido su rendimiento y cuánto tiempo ha dedicado. Al evaluar estos aspectos de su trabajo y su vida, puede adaptar su agenda y rutina diaria, lo que puede conducir a resultados sorprendentemente efectivos.

-Recompénsese a sí mismo. Trabajar demasiado o demasiado puede causar agotamiento, por lo que no puede concentrarse en las cosas más simples; así que tómate tu tiempo para celebrar lo que has logrado y para recompensarte con algo que realmente disfrutas.

• Asegúrate de que disfrutas de tu tiempo libre. Detenga su teléfono móvil y no responda correos electrónicos, si mezcla su tiempo de trabajo con su tiempo libre, no es realmente gratificante y evita el agotamiento.
• Si trabaja de lunes a viernes, luego suelte el fin de semana. Si ha estado trabajando en un proyecto durante tres meses, luego tome unas vacaciones después.
• No dejes que tus pensamientos se desvíen y no sueñes mientras cuidas tus tareas diarias.

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