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Cómo Crear Un Plan De Continuidad Comercial | 13 Pasos Para Hacerlo

Un plan de continuidad comercial (BCP o plan de emergencia corporativo) es el seguro más barato que puede tener una empresa (especialmente las pequeñas empresas, ya que cuesta casi nada construir una). Explica cómo los empleados pueden mantenerse conectados en la oficina en caso de un desastre o una emergencia, como incendios, y continuar sus trabajos. Desafortunadamente, muchas empresas no se toman el tiempo para crear un plan de continuidad comercial, pero aquí te ensañaremos todo lo que debes hacer para desarrollarlo.

Aquí, puede ver el enfoque propuesto y las consideraciones en forma abreviada para que las empresas “pequeñas” puedan crear un plan de continuidad comercial y así aumentar sus posibilidades de mantener sus operaciones durante o después de desastres significativos. El desarrollo de un BCP para compañías más grandes no es parte de este documento.

Los planes de continuidad comercial a veces se conocen como planes de recuperación ante desastres (DRP) y los dos tienen mucho en común. Sin embargo, un DRP debe centrarse en qué hacer después de un desastre, mientras que un BCP mostrará cómo continuar el negocio hasta que se logre la recuperación. Ambos son muy importantes y, a menudo, se combinan por simplicidad.

crear un plan de continuidad comercial

Pasos para crear un plan de continuidad comercial

1.- Documente el personal de claves internas y las copias de seguridad. Estas son las personas que ocupan puestos sin los cuales su negocio no puede funcionar en absoluto: haga la lista el tiempo que sea necesario pero lo más breve posible.

  • Piense qué funciones de trabajo son críticas y necesarias todos los días. Recuerde quién ocupa estos puestos cuando el propietario principal de este trabajo está de vacaciones.
  • Haga una lista de todas estas personas individuales con toda la información de contacto, como el número de teléfono del trabajo, número de teléfono particular, teléfono móvil, buscapersonas, correo electrónico dirección comercial, dirección de correo electrónico personal y cualesquiera otras opciones de contacto posibles en una situación de emergencia cuando la comunicación normal no está disponible.

2.- Identifique quién puede trabajar desde casa. Algunas personas en su negocio pueden ser perfectamente capaces de manejar el negocio desde su casa, descubra quién puede hacerlo y quién no.

  • Tal vez deba asegurarse de que sus empleados críticos (identificados en el paso 1) puedan trabajar desde casa si es necesario.

3.- Documentar contactos externos. Si tiene proveedores o contratistas críticos, cree una lista de contactos especial que incluya una descripción de la empresa (o persona) y cualquier otra información absolutamente crítica sobre ellos, incluida la información de contacto del personal clave.

  • Incluya personas como abogados, banqueros, consultores de TI… cualquier persona que pueda necesitar para ayudar con una variedad de problemas comerciales, pueden ser incluidos al momento de crear un plan de continuidad comercial.
  • ¡No olvide los servicios públicos, las autoridades públicas (policía, bomberos, suministro de agua, hospitales) y la oficina de correos!

4.- Documente el mobiliario crítico. Las PC a menudo contienen documentos críticos (usted tiene copias de respaldo de computadoras externas, ¿no?).

  • Algunas empresas ni siquiera pueden trabajar durante unas horas sin una máquina de fax. ¿Dependes mucho de tu copiadora? ¿Tienes impresoras especiales que necesitas absolutamente?
  • No olvide el software: este es a menudo un dispositivo crítico, especialmente si es un software especial o no puede ser reemplazado.

5.- Identificar documentos críticos. Documentos de registro u otros documentos legales, facturas de servicios públicos, documentos críticos de recursos humanos, documentos de alquiler de locales comerciales, documentos fiscales… Debe tener todo lo que necesita para comenzar su negocio y poder crear un plan de continuidad comercial.

  • Recuerde, puede que tenga que lidiar con la pérdida de todo el edificio. ¿Sabría si los pagos de arrendamiento para los vehículos de su compañía se deben? ¿A quién tiene que pagar por sus servicios de correo electrónico?

6.- Identificar opciones alternativas para el mobiliario. Si su empresa usa camiones y es posible que los camiones se dañen en un incendio, ¿dónde podría alquilar camiones? ¿Dónde podrías alquilar una computadora? ¿Puede acceder a una empresa de la oficina de negocios para hacer copias, enviar faxes, imprimir y otras funciones críticas?—todas estas cosas, aunque parezcan simples, deben ser incluidas a la hora de crear un plan de continuidad comercial.

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7.- Identifica tu ubicación alternativa. Este es el lugar donde continúa su negocio mientras su oficina principal no está disponible.

  • Esto podría ser un hotel, muchos de ellos tienen locales comerciales bien equipados que puede usar. Podría ser una oficina de un proveedor o socio comercial, o la oficina de su abogado.
  • Quizás trabajar desde casa es una opción viable.
  • Si ha identificado una ubicación temporal, haga un plan efectivo cuando se dedique a crear un plan de continuidad comercial. Donde sea que esté, asegúrese de tener toda la información de contacto necesaria (incluidos los nombres de las personas).

8.- Crea un “Cómo”. Esta debería ser una guía paso a paso sobre qué hacer, quién debería hacerlo y cómo.

  • Enumere cada responsabilidad y escriba los nombres de las personas responsables de ellos. Haz lo opuesto: enumera la responsabilidad de cada persona. Esto le permitirá buscar en “Seguros” si desea saber quién debe llamar a la compañía de seguros, es por ello, que debe ser bastante meticuloso al momento de crear un plan de continuidad comercial.

9.- ¡Pon la información en conjunto! Al crear un plan de continuidad comercial, debe saber que es inútil si toda la información está en lugares diferentes. Un BCP es un documento de referencia: todo debe mantenerse unido en una especie de carpeta de 3 anillos.

  • Haga muchas copias y dele una a cada uno de sus empleados clave.
  • Guarde copias adicionales fuera de la oficina, en casa y / o en un casillero.

10.- La comunicación. Asegúrese de que todos en su negocio conozcan el BCP.

  • Organice un curso obligatorio para cada empleado, ya sea que sea crítico o no. No quiere que su personal no crítico conduzca a través de una tormenta de hielo para llegar a un edificio que ha sido destruido por un incendio y luego no sabe qué hacer.

11.- ¡Prueba el plan! Usted anotó ideas realmente buenas, recopiló toda la información, enumeró a su personal, contactos y compañías, pero ¿puede hacerlo? – no deben existir dudas al crear un plan de continuidad comercial.

  • Elija un día y deje que todos sepan lo que sucederá (incluidos sus clientes, socios comerciales y proveedores); comportarse esta mañana como si la construcción de su empresa fuera destruida. Responda las llamadas: diríjase al sitio de emergencia.
  • Algo que definitivamente aprenderás durante la prueba es que no has golpeado todo exactamente; No espere hasta que ocurra una desgracia para descubrir qué debe hacer la próxima vez; Realiza la prueba.
  • Si realiza grandes cambios, vuelva a hacerlo unos meses después. Incluso después de tener un plan sólido, debe probarlo todos los años.

12.- Planea cambiar el plan. No importa qué tan bueno sea su plan y no importa cuán bien funcione la prueba, es probable que haya eventos fuera de su plan, el hotel que ha elegido como el sitio de escape está organizando un evento importante. No puede ir a su banco porque el desastre ocurre en un feriado bancario, no tienes electricidad en casa, la copiadora en la empresa de servicios comerciales está rota, su consultor de TI está de vacaciones.

13.- Verifícalo y revísalo. Actualice cualquier copia de su BCP cada vez que algo cambie.

  • Nunca dejes que se vuelva obsoleto. Un plan desactualizado puede ser peor que inútil: puede darte una sensación de seguridad aunque no estés del todo seguro.

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Consejos finales para crear un plan de continuidad comercial

  • Los teléfonos móviles prepagos son una opción económica para la comunicación de emergencia. Los teléfonos móviles no funcionarán en algunos desastres, por lo que considerar un sistema de comunicación por satélite podría proteger su capacidad de comunicación.
  • La carpeta que usa para su BCP debe estar clara: el naranja brillante de neón es de un buen color.
  • Prepare un plan meteorológico para sus empleados con un número al que puedan llamar para conocer las condiciones actuales. Vea algunos de los nuevos servicios de telefonía por Internet que ofrecen correo de voz.
  • Deje afuera su BCP y colóquelo bien visible para que todos lo vean a menudo; esto les recuerda a todos la idea de un plan de emergencia.
  • Todos los empleados críticos deben conservar una copia del BCP. No es una mala idea tener una copia en tu auto.
  • Según FEMA, el fuego es la causa más común de daños a las oficinas. Asegúrese de que este caso esté cubierto en su BCP.
  • Además, Twitter es un medio barato de comunicación en situaciones de emergencia cuando las líneas fijas y los teléfonos celulares no funcionan. Asegúrese de que todos en la oficina tengan una cuenta de Twitter y conozcan los datos clave del personal.
  • No hagas copias ilegales de software importante. Incluso si puede (a menudo no puede), es posible que no funcionen y que pueda tener problemas legales graves. Póngase en contacto con el vendedor del software si no comprende sus opciones.
  • No confíe en una caja fuerte a prueba de fuego para almacenar los medios de su computadora. La mayoría de las cajas fuertes ignífugas están dispuestas en papel; un CD, DVD, disquete o cinta magnética se derretirá. Obtenga un medio seguro para estas cosas. ¡Aún mejor, si almacena los datos afuera!

No distribuya su plan a personas que no lo necesitan. Su BCP contendrá información confidencial y segura que podría ser utilizada por un empleado insatisfecho con fines incorrectos.