Cómo Organizar Un Evento | 10 Tips Para Que Todo Salga Perfecto

Cuando se trata de organizar un evento las cosas no siempre suelen salir perfectas como lo planeamos en nuestra cabeza. Y si es la primera vez que tomas el riesgo de planificar algo puede que no sepas qué hacer para que todo salga exactamente como lo quieres. Si es así, no te preocupes! Vamos a ayudarte con unos útiles consejos sobre cómo organizar un evento.

Organizar un evento de caridad, evento comunitario o una conferencia o exhibición, no es muy diferente a dirigir una pequeña empresa en microcosmos. Requiere una generación de ideas de alto nivel y planificación. Además de una administración detallada de una amplia gama de aspectos. Se deben utilizar habilidades desde ventas y marketing hasta de gestión financiera y de proyectos y la entrega logística y seguridad.

Cómo organizar un evento. 10 tips para hacerlo perfecto

1.- Define el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este tema. Formula tu objetivo lo más específicamente posible. ¿Deseas transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato del evento dependerá de la respuesta. El concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

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Trata de no quedarte atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a nuevas propuestas de formatos, eventos en línea o eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a lograr el objetivo del evento.

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2.- Presta suficiente atención a la planificación

Cuando se trata de saber cómo organizar un evento, la logística es primordial. El plan debe incluir logística, contenido y promoción del evento. Crea un documento disponible para todo el equipo, donde cada miembro pueda ver las tareas de los demás y el panorama general.

En primer lugar, prepara una lista de las tareas principales y, luego, ponlas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es importante designar el cronograma en el plan con el tiempo requerido para completar una tarea. A menudo se subestima esta etapa y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

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3.- Elabora el presupuesto teniendo en cuenta situaciones imprevisibles

Mira la lista de tareas y refléjalas en el presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles. Por ejemplo, si se trata de un evento al aire libre y llueve. Tendrás que cambiar inmediatamente la ubicación y transportar todos los equipos y muebles. Es mejor pensar en esas cosas por adelantado y estar preparados para ellos financieramente si quieres aprender cómo organizar un evento.

4.- La atención está en el detalle

Si deseas sorprender gratamente a tus invitados, piensa en todo hasta el más mínimo detalle. Cómo se registran, quién saludará a los invitados y qué música se reproducirá, si tendrás un rincón fotográfico interesante. Además cómo se ven las presentaciones y cómo tu equipo está vestido y qué hacer durante los descansos.

Intenta sorprender a la gente y crea un efecto que supere sus expectativas en las cosas más comunes. Esto es exactamente lo que crea la sensación de un evento.

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5.- Verifica la ubicación y ten un plan B

Cuando se habla de cómo organizar un evento, siempre debes verificar la ubicación en persona. En el momento más inesperado, podría ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala. O que no haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifica tales problemas con anticipación.

Puede que quieras pensar que una situación inusual no te sucederá, pero siempre es mejor tener un plan B. Si por casualidad algo ocurre en el espacio que has escogido, como buen planificador debes tener la posibilidad de solucionar. Siempre teniendo en cuenta que lo que no se desea es suspender en evento.

6.- Asigna responsabilidades

Es muy importante distribuir las tareas entre los miembros del equipo. No solo en la etapa de preparación sino también durante el evento. Asigna responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo. Otra para el servicio de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, de la que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entrega a cada miembro del equipo un documento con las responsabilidades asignadas. Esto es para que cada persona sepa a quién contactar si se presenta un problema específico.

7.- Cuéntale a tu audiencia sobre el evento

No subestimes el tiempo requerido para la promoción exitosa de un evento. El tipo de evento, su público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinan su enfoque de marketing. Al elegir a sus socios de medios, concéntrate en aquellos que se dirigen a tu audiencia.

También es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los medios. Asegúrate de que sea breve y que transmita con precisión la idea del evento a la audiencia. La promoción es una parte vital cuando se trata de cómo organizar un evento.

8.- Presta atención al servicio

Asegúrate de que tu equipo siga las reglas de la buena atención. Se amigable con los participantes, oradores e invitados. Trata de resolver sus problemas o preguntas y cumplir con sus expectativas. Incluso si te sientes cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es cómo fueron tratados y la atmósfera. No lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9.- Realiza un control final 24 horas antes del evento

Asegúrate de haber informado a los participantes sobre cómo llegar al lugar y que todos los invitados importantes sepan dónde es el evento. Además, asegúrate de que preparaste el material impreso y el contenido de audio y video. Verifica si todos entienden sus tareas y responsabilidades y si el espacio está listo. Para este propósito, puedes redactar una lista de verificación.

Asegúrate de imprimir el programa del evento y permitir que cada miembro del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinda a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10.- Solicita comentarios

Probablemente estés cansado y feliz después del evento, pero será difícil para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes deben completar un formulario de evaluación impreso al final del evento. O un formulario en línea cuando lleguen a casa.

Pídeles que evalúen varios aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y el trabajo de los organizadores. Esta información te ayudará a evitar errores en el futuro y a mejorar la calidad de tus eventos. Si es posible, obtén comentarios a través de las redes sociales o graba las reseñas en video al final del evento. Esto será útil si tu evento se celebra nuevamente.

Esperamos que estos consejos sobre cómo organizar un evento te ayuden y respondan tus dudas. La clave es prestar atención a los detalles y, por difícil que parezca, mantener la calma. Cualquiera que sea el evento que organices, se optimista y no tengas miedo a las sorpresas. Así tu evento será un éxito asegurado.

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